Los libros contables obligatorios son diferentes para empresas y autónomos. Por lo tanto, dependiendo de tu actividad profesional, debes conocer cuáles son los que necesitas presentar a la Administración.
A continuación te damos toda la información sobre estos libros y cuál es la mejor manera de realizarlos.
¿Qué son los libros contables?
Los libros contables son documentos que reflejan la actividad económica de un negocio y son esenciales para poder tener una contabilidad ordenada y cronológica de todas las operaciones que se lleven a cabo.
Todos los profesionales y organizaciones que tengan actividad comercial tienen que presentar los libros contables. No obstante, estos no son los mismos para empresas o autónomos e, incluso, se diferencian según el régimen en que se tribute.
Los distintos libros contables son:
- Libro diario
- Libro de inventarios y cuentas anuales
- Libro registro de ventas e ingresos
- Libro registro de compras y gastos
- Libro registro de bienes de inversión
- Libro registro de provisiones de fondos y suplidos
Libros contables obligatorios para autónomos
Si eres autónomo, los libros contables que tendrás que presentar de manera obligatoria dependerán del régimen en el que tributes. Es muy importante que tengas claro los correspondientes a cada caso y que los realices siguiendo la normativa existente. Si no, te expondrás a recibir sanciones por parte de la administración.
- El libro diario es el que refleja todas las operaciones generadas por la actividad de tu negocio. Se presentan de manera cronológica y detallada.
- El libro de inventarios y cuentas anuales recoge el balance inicial detallado, el de cierre de ejercicio, las cuentas anuales y los balances de sumas y saldos, transcritos como mínimo cada 3 meses.
- El libro registro de ventas e ingresos incluye todas tus facturas emitidas de manera cronológica y sin saltos en la numeración.
- El libro registro de compras y gastos recoge todas estas facturas, siempre que se relacionen con el desarrollo de tu actividad profesional.
- El libro registro de bienes de inversión incluye todas las compras relacionadas con tu negocio, cuya vida útil sea superior a los 12 meses.
- El libro de registro de provisiones de fondos y suplidos, que refleja las entregas a cuenta y los gastos pagados por cuenta de los clientes de un negocio.
Si eres autónomo y tributas por estimación objetiva o módulos, no tienes que presentar ningún libro obligatorio. Eso sí, debes guardar todas las facturas emitidas y recibidas a lo largo del ejercicio.
Libros contables obligatorios para empresas
Las empresas tienen que presentar obligatoriamente a la administración el Libro de inventarios y cuentas anuales, así como el Libro diario.
- El libro diario registra las operaciones de la actividad empresarial de manera diaria. También es posible hacer una anotación conjunta de las operaciones realizadas durante un período inferior al trimestre, siempre que se detallen en otros libros o registros.
- El libro de inventarios y cuentas anuales se abre con un balance inicial detallado. A partir de aquí, se inscriben los balances de comprobación como mínimo cada tres meses, el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales.
Hay que señalar que las cuentas anuales tienen que incluir los siguientes documentos:
- El balance de situación, que reflejará el patrimonio neto, el activo y el pasivo de la empresa.
- La cuenta de pérdidas y ganancias, que divide los ingresos y gastos del ejercicio, y representa su resultado final.
- El estado de cambios en el patrimonio neto del ejercicio.
- La memoria, para completar toda la información presentada.
- El estado de flujos de efectivo, que señala los cobros y pagos ordenados por categorías. Solamente se presenta cuando no es posible mostrar las cuentas anuales abreviadas. Es decir, en el caso de empresas con activos superiores a los 4 millones de euros, con más de 50 empleados y un importe neto de cifra anual de negocios superior a los 8 millones de euros.
Finalmente, no hay que olvidar que las empresas también tienen que presentar:
- Los libros mercantiles, que recogen el registro de acciones, el de socios, los acuerdos, votaciones, juntas y otras acciones del ejercicio.
- Los libros fiscales, que repercuten en el IRPF y el IVA generados por la actividad empresarial.
¿Durante cuánto tiempo deben guardarse?
Además de saber cuáles son los libros obligatorios contables, también hay que tener en cuenta que la normativa marca que los libros y toda la documentación empresarial deben guardarse correctamente ordenados durante 6 años. Este período empieza a contarse desde la fecha del último asiento contable realizado.
