Un mal día lo tiene cualquiera. Lo que pasa es que cuando lo tiene un empresario, la cosa puede salir cara, aunque haya sido un despiste sin maldad ni semejante. Y es que con Hacienda no se juega, aunque muchos no se enteren. Por eso, si has metido la pata con una factura, es mejor que sepas cómo anularla.
¿Se puede anular una factura una vez emitida?
Lo primero que tengo que decirte es que a ver qué entendemos por anular.
Si a lo que te refieres es a eliminar la factura así sin más, como si hubiera desaparecido por arte de magia, debes saber que esto no es legal. No puedes quitar una factura de la circulación una vez que la has emitido.
Pero dramas los justos, que todos los problemas en la vida fueran así. Existen dos posibles soluciones que podríamos decir que arreglan el desaguisado de haber emitido una factura mal hecha:
- La nota de crédito, que es el procedimiento más parecido a anular una factura, aunque no se trata de eso exactamente.
- La factura rectificativa, que como su propio nombre indica, rectifica una factura anterior.
¿Qué es una nota de crédito y cuándo se emite?
Una nota de crédito o factura negativa es un documento en el que aparecen los datos de la factura equivocada, pero con signo negativo. Lo que viene siendo una copia de la otra factura, pero en negativo. Por eso, el emitirla, se «anula» podríamos decir la otra factura (algo parecido, mejor dicho).
Las notas de crédito se pueden emitir cuando el error se ha detectado rapidito, y no tendría más repercusión. Si te das cuenta de que una factura está mal cuando pertenece a un periodo ya liquidado del IVA, la nota de crédito no te sirve. Para eso están las facturas rectificativas.
Antes de hablar de eso, tengo que explicarte cosas importantes de las notas de crédito o facturas negativas:
- Las notas de crédito deben contener la referencia a la factura original que se modifica mediante su emisión.
- Se tienen que numerar como una factura más. Es decir, tendrán el siguiente número a la última factura que se haya emitido, que no tiene por qué ser la factura a anular.
¿Qué son las facturas rectificativas y cuándo se emiten?
Una factura rectificativa es aquella que corrige los datos de una factura anterior. En este caso no hablamos de un clon en negativo de otra factura, sino de una un poco distinta.
De hecho, las facturas rectificativas no necesariamente tienen que contener un signo negativo, ya que lo que hacen es modificar otra factura.
Las facturas rectificativas se emiten cuando el error sobre una factura anterior se ha detectado una vez que esta ha sido liquidada en el IVA y, por lo tanto, no se puede corregir con una nota de crédito.
Eso de rectificar siempre está bien, ¿verdad? Pero no vale hacerlo de cualquier manera. Por eso, debes tener en cuenta estas indicaciones el emitir una factura rectificativa:
- En la propia factura debe constar expresamente que es una factura rectificativa.
- Hay que indicar el dato corregido. Si se trata del importe de otra factura, cuidado con ponerlo en positivo o negativo, según el caso. Digo «si se trata» porque puedes utilizar una factura rectificativa también porque te hayas equivocado en otros datos importantes de una factura (por ejemplo por haber hecho un salto en la numeración, algo que no es ninguna tontería).
- Las facturas rectificativas siguen su propia numeración, al margen de las facturas ordinarias (incluyendo las notas de crédito). Es habitual añadir «REC», «FR» o «R» como serie antes del número, aunque puedes hacerlo como quieras (incluso poner factura rectificativa, así completito).
También tengo que decirte que no tienes que emitir una factura rectificativa si te encuentras una factura mal hecha que tiene ya más de 4 años. Pasado ese tiempo, ya no te pueden multar por el error. Antes sí, con que si no ha transcurrido ese plazo, ponte manos a la obra.
¿Cuándo se debe anular una factura?
Tendremos que anular una factura siempre que hayamos cometido un fallo en los elementos que debe contener para su validez, conforme a los artículos 6 (facturas normales) y 7 (facturas simplificadas) del Reglamento de Facturación.
Te pongo algunos ejemplos, que NO SON LOS ÚNICOS (que quede claro):
- Emitir una factura en el que la base imponible esté mal.
- Que falte el IVA de la operación.
- Que haya un salto en la numeración de las facturas.
- No incluir el domicilio fiscal de quien expide la factura o de su emisor.
